El secreto de los mejores departamentos de Recursos Humanos

Any fool can cut costs – and most do“.

La mayor parte de los profesionales de Recursos Humanos tenemos una relación de amor-odio con la función. Nos encanta un área a la que dedicamos nuestras vidas profesionales y nos frustra ver que la realidad se aleja de nuestra imagen idealizada. Sin duda hay muchas posibilidades de mejorar los departamentos de recursos humanos pero es necesario conocerlos bien para poder transformarlos.

Los números primero

Dos cifras para empezar. Los mejores departamentos de Recursos Humanos del mundo tienen un coste por empleado un 27% más bajo que el resto y emplean un 24% menos de personal de RRHH por cada 1000 empleados. Es decir, son menos y gastan menos. Quien lo afirma es Hackett en su último informe de benchmarking. Ellos son los especialistas en guiar las transformaciones de Recursos Humanos, analizando y comparando ratios entre departamentos.

Si tu departamento no es de los mejores, es muy probable que estés gastando bastante más de lo que podrías. Y además es muy probable que no gastes dónde sí deberías.  Por ejemplo, en tecnología, dónde los mejores gastan hasta un 25% más, para poder automatizar funciones, y reducir el gasto de las transacciones administrativas. Igualmente, la partida de planificación de plantillas (“workforce planning”) suele ser más alta, hasta un 15% más, porque  prever el tipo de habilidades y puestos críticos a corto y medio plazo es una de las claves del éxito.

Otra diferencia clara entre los mejores departamentos de RRHH y “los normalitos” es que aunque todos utilizan externalización de servicios (outsourcing), los buenos de verdad mantienen muchos menos puestos internos para “gestionar o controlar” a los proveedores. Es decir, puestos a externalizar, hay que “cerrar los ojos” y dejar que el proveedor se apañe, reduciendo su supervisión o gestión al mínimo posible.

La hoja de ruta para mejorar

La primera clave para mejorar el departamento de Recursos Humanos de tu empresa es simplificar. Hace falta más autoservicio online para empleados y líderes, y en general procesos con menos excepciones. Un poco menos de todo viene bien: menos planes de beneficios, menos niveles jerárquicos, menos “managers”, menos tipologías de puestos… En resumen,  simplifica tu vida y la de los empleados de tu empresa.

La segunda clave es integrar mejor los procesos de gestión del talento. A partir de una buena planificación de plantillas, los mejores departamentos de Recursos Humanos del mundo son capaces de cubrir vacantes más rápido y desarrollan además mejores planes de desarrollo (porque saben de verdad lo que necesitarán a futuro). Una de las claves es utilizar  modelos de competencias para todas las posiciones de la organización, porque eso da coherencia a los distintos procesos de gestión del talento.  Como resultado de  esa mejor integración de procesos, estos departamentos recurren menos a contrataciones externas y tienen mejores ratios de promociones y movimientos laterales internos  para cubrir vacantes. Finalmente, otro rasgo distintivo, es que los mejores departamentos de RRHH saben bien que el engagement y la productividad están relacionados, así que se toman en serio lo de medir y mejorar el compromiso de sus empleados.  Frente a toda esta coherencia en la gestión del talento, las compañías “normalitas” tienen planteamientos fragmentados, usan de forma limitada los modelos de competencias y gestionan el desempeño en plan “reunión anual” en lugar de gestionar el compromiso de forma holística y continua.

La tercera y última clave es conectarse al negocio, lo que más allá del discurso se traduce en una mayor coherencia entre los objetivos de Recursos Humanos y los de la empresa en general. Es decir, los líderes de Recursos Humanos tienen que participar activamente en la elaboración de los planes de negocio para poder traducir los mismos a prioridades en la gestión de personas. El proceso no puede ser sólo retórico sino que precisa de buenos   indicadores. Es decir, hay que acostumbrarse y aprender a usar más datos cuantitativos y mejor conectados con el impacto en las operaciones de la empresa.

Ponerse las pilas sin copiar

Los estudios de benchmarking tienen sus limitaciones. Soy bastante escéptico con el uso de “mejores prácticas” universales y creo que toda gestión de recursos humanos debe ser contextual. Todo depende. Por ejemplo, no es lo mismo un ratio de personal de recursos humanos por cada mil empleados en Estados Unidos, que en Europa, o en un entorno de servicios que en uno industrial. Sin embargo, creo que estos estudios tienen su utilidad para apuntar a tendencias de tipo general. El mensaje principal no es gastar menos, sino mejor, simplificando e integrando procesos, e invirtiendo en aquello que realmente mejora el negocio, el de tu empresa en particular. Mucho por hacer.

Acerca de Uxío Malvido

Spanish; based in Paris; working across Europe on Diversity and Inclusion issues.
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22 respuestas a El secreto de los mejores departamentos de Recursos Humanos

  1. Gracias Uxío por hacernos ver esos sencillos y a la vez complejos secretos de los mejores
    Me gusta lo que dices “que los mejores departamentos de RRHH se toman en serio medir y mejorar el compromiso de sus empleados”.
    Mi pregunta obvia que creo tiene una respuesta más obvia todavía ¿no estarán más comprometidos los trabajadores de las empresas en las que previamente ésta ha demostrado compromiso hacia ellos?

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  3. Uxío Malvido dijo:

    Hola Pablo,
    Gracias por el comentario.
    Efectivamente, el compromiso es un camino de doble dirección; genera beneficios para ambas partes. Las empresas que gestionan el compromiso no lo hacen por “humanismo” o “buen rollismo” sino porque saben que es rentable, que compartir un proyecto común genera una energía especial que se traduce en mejores resultados. Por el lado de los empleados, efectivamente, estos tienen que ver que hay una reciprocidad, que esto no va sólo de aumentar beneficios para los “mercados”…

  4. Cristina Simón dijo:

    Querido Uxío, tengo muchas dudas con este informe… ¿en qué se basan para decidir que estos departamentos de RRHH son los mejores?? Parece que dan por hecho que hay una lista de excelencia -¿tienes información sobre el criterio que usan?

    Me gusta mucho el matiz de la simplicidad, pero no tanto el volver al “chocolate para todos” basado en una (lucidísima, seguro) aplicación tecnológica… y la verdad, suena a nueva moda de Centro de Servicios Compartidos, sobre la que tengo muchas dudas… Obviamente cualquier inversión en tecnología conlleva un ahorro de costes y personal, pero a mí este modelo no me convence. En lo que sí estamos completamente de acuerdo es en que queda mucho por hacer!

  5. Jaime Pereira dijo:

    Querido Uxío, me ha gustado mucho tu post. De todas formas yo no he podido averiguar la formula de medir el compromiso. Últimamente, por mi trabajo, tengo la oportunidad de ver y observar muy de cerca la realidad y percibo que la palabra “engagement” está ya muy gastada. Hay expresiones que ya duelen los oídos de escucharlas: alineamiento, talento, conciliación, innovación, diversidad. Como escribo en mi ultimo post, para mi falta: libertad, responsabilidad, imaginación, creatividad, aprendizaje, madurez, espontaneidad, sentido critico, conversación… en resumidas cuentas, tu post. muy bueno. Además eres de Vigo, pues ¿que más se puede pedir? Dentro de unos días estaré en mi casa de Panxón. Si vas por allí, llama. Un abrazo, Jaime

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  7. Uxío Malvido dijo:

    Jaime,

    Muchas gracias por el comentario. Estoy de acuerdo contigo en que hay que reinventar parte del lenguaje porque asistimos a un retorcimiento y cierta manipulacion de las palabras. Todas las que tu has utilizado como alternativa me encantan. Respecto a la medicion del compromiso, eso tendre que dejarlo para otra entrada, pero creo que es importante intentar cuantificarlo…

    Lo de vernos en las Rias Baixas esta hecho. Seguro que coincidiremos en alguna ocasion porque voy con cierta frecuencia. Estamos en contacto :).

  8. Uxío Malvido dijo:

    Cristina,

    Te veo muy guerrera y eso me preocupa, no vaya a ser que te quedes descolgada del “HR mainstreaming” :).

    Esta consultora esta especializada en el benchmarking entre companhias, no solo en el area de RRRH, sino tambien en financiero, compras, sistemas de informacion… La base del sistema es utilizar indicadores cuantitativos a partir de la informacion que proporcionan las propias empresas. Esos indicadores los agrupan en dos ejes, eficiencia y eficacia. Un ejemplo seria que dentro de la eficiencia de la funcion de recruitment metes los costes (contratacion de servicios, costes de personal del departamento de seleccion…) y en la eficacia el tiempo que tardas en cubrir una vacante. Siguen la misma logica con los distintos servicios de HR. Tambien recogen medidas cualitativas de satisfacion del cliente interno (lideres de negocio) con el valor que aporta la funcion.

    Quienes son los mejores en ese sistema? Los que por comparacion aparecen situados en la matriz de eficacia y eficiencia en el cuadrante superior derecha, es decir, tienen mejores ratios en las dos dimensiones, son mejores y mas baratos. Hay dos grupos de comparacion, uno de ellos es el “peer group”, de empresas similares, y otro el “wordclass” general.

    El diablo por supuesto esta en los detalles, y en si comparas churras con merinas, en funcion de areas geograficas donde opera la companhia, estrategia general… En todo caso, la herramienta se utiliza con caracter periodico para medir si te vas acercando a los mejores en el tiempo o si por el contrario retrocedes…

    Espero que esto haya aclarado un poco mas el funcionamiento general. Yo soy muy critico con la parte numerica, con lo que me quedo es con las diferencias cualitativas entre companhias. Esa idea de simplificar, integrar y conectar con el negocio. Hay algunas ideas interesantes ahi.

    Necesitaremos hablarlo todo con mucha mas calma y espero que tengamos la oportunidad de hacerlo en los proximos meses :).

  9. Cristina Simón dijo:

    Ah, querido! La ventaja de pertenecer al mundo académico es que puedes alejarte del mainstream -que hasta ahora tampoco parece que esté dando tan buenos resultados, la verdad!!

    Me preocupa este afán de imitar permanentemente el funcionamiento de otras áreas, seguir sus mismos indicadores… RRHH interviene sobre un tipo de recurso especial, como bien sabes, y debería desarrollar sus propios criterios. Por otra parte, la satisfacción del “cliente interno”, o sea los directivos (son mis alumnos habituales como sabes) con RRHH sube mucho… cuando RRHH no existe o les da la mínima lata… ¿no es esto preocupante?

    En cualquier caso, creo que hasta que no se recupere el mercado laboral y las empresas no tengan que bregar de nuevo con la rotación voluntaria no hay mucho que hacer en este campo… la función seguirá haciéndose cada vez más eficiente y efectiva, esto es, desapareciendo :-))

    Ya has visto… tienes que venir más a menudo… que se te alborota el gallinero :-)))

  10. Uxío Malvido dijo:

    No me hables, que me pillas en crisis… Estoy por pasarme al mundo academico yo tambien :).

    Parte del problema es esta idea de que el negocio lo decide todo. En realidad, la vision financiera del negocio a corto plazo es la que lo suele decidir todo. Efectivamente Recursos Humanos tiende a la desaparicion o cuando menos minimizacion. Y, al menos, en Europa, la recuperacion del mercado laboral va para largo…

  11. Anónimo dijo:

    Uxío, como siempre espectacular.

  12. Anónimo dijo:

    El anónimo es Manuel Yáñez. Enhorabuena Crack

  13. Excelente post. Gracias por compartirlo. Salu2!

  14. iarcealba dijo:

    Muy bueno el artículo. Me ha encantado, porque proporciona las palabras e ideas clave para hacer que un departamento de RRHH y la empresa en sí, funcione como debe, sin malgastar los recursos.
    Genial.

    Un saludo

    Irene Arce

  15. Carmen dijo:

    Una artículo excelente.

  16. Pingback: El secreto de los mejores departamentos de Recursos Humanos | Cosas que pensar

  17. Manuel Mexia dijo:

    Agregaría lo siguiente: Un departamento de RRHH de excelencia debe estar formado por profesionistas plurifuncionales. Creo que la tendencia de profesionistas especializados en una sola función está quedando atrás. Hoy un experto en RRHH debe saber atraer talento, pero también administrarlo, compensarlo, motivarlo y hasta darlo de baja de la organización. Las disminución de costes que buscan las empresas busca empleados que sepan hacer varias cosas.

    El tema me parece interesante, pero su título de “secreto” me parece soberbio, pues en estos tópicos no hay formulas mágicas ni un hilo negro que se la panacea del éxito, mucho menos resumiendo la clave del éxito solo a 3 puntos.

    My 2 cents. Saludos!

  18. Uxío Malvido dijo:

    Manuel (Mexia),

    Me has hecho reir con lo de “soberbio” por el titulo. En realidad solo buscaba cierta complicidad, en plan vamos a contarnos secretitos como en la infancia. Estoy de acuerdo contigo en que no hay formulas magicas: las “best practices” y el “benchmarking” no tienen validez universal pero al menos sirven para replantearnos cosas.

    Gracias por pasarte y por el comentario.

    Saludos,
    Uxio

  19. Manuel Mexia dijo:

    Entiendo Uxio. En si lo importante han sido los comentarios de todos y sobre todo el que haya un foro de discución para intercambiar ideas y expereincias. He aprendido.

    Saludos desde México.

    Muchas gracias!!

  20. Franco de EAE dijo:

    El área de recursos humanos es fundamental en toda empresa. A través de este departamento se optimiza la labor de los empleados a favor de la entidad para la cual se desempeñan. Para los que quieran trabajar en esta área pueden visitar la siguiente web y consultar por la capacitación pertinente. http://www.maestriaseae.com.mx/maestrias-y-posgrados/maestria-en-direccion-de-recursos-humanos/

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